一番伝わる説明の順番

一番伝わる説明の順番

読んだ本を紹介します。説明下手を克服したい人向けの本。どうしたら伝わりやすい説明をできるかを意識できます。

説明が下手な人の特徴

  • 考えた順番で話す
  • 理解度を合わせない
  • 主張が明確でない

賢い=説明がうまい、ではない。
下手な説明は逆に相手を混乱させる。
順番は「伝えたい目的」に合わせる。
専門用語や難解な知識は相手のレベルに合わせていない。
自分の言いたいことを把握し、相手が整理できるように説明する。

わかりやすい順番

説明の仕方には2種類ある。

  • 自分主導の説明:ゼロから筋道立てる説明
  • 相手主導の説明:問いかけに対しての説明

自分主導で説明する場合は次の順番が重要。(×結論から話す)

  1. 前提を揃える
    →専門用語を使わずに説明し、説明のスコープを共有する
  2. 結論、主張、本質
    →一言で言い表せるレベルにする
  3. 根拠、理由、事実
    →理由を三つに絞る、データに基づいてロジカルに説明する
  4. 補足情報
    →テーマに合うものを選んで使う、後回しでもいい
  5. 結論、相手に促したいアクション
    →最後にまとめで伝えたいことを言う

相手主導で説明する場合は次の2点を意識する。

  • 幹から枝へ説明する。
  • 事実か解釈かをはっきりする。

優先順位をつけて不要な情報はスキップする。

理解度

理解度を合わせた説明をするために必要なこと

  1. 相手の知りたいことを明確にする。
    →「一番」聞きたいことを明確に
  2. 自分が伝えたいことを抽出する。
    →「伝えたい内容」+「相手にどうして欲しいか」
    →逆算の主張も OK!
  3. 情報のギャップがないかを確認する。
    →ギャップがあれば埋める
  4. ギャップを埋めるために何が必要かを考える。
    →「自分の情報の補強」と「相手の期待値のコントロール」
    →ギャップを網羅できるように、伝えたいことを言い切る
  • サマライズ:文章を短くシンプルにする
  • クリスタライズ:本質を表すキーワードを選ぶ

どちらも重要だが本質が伝わることの方が大事

自分の思考の整理方法

  1. 経験した順番、考えた順番で書き出す
  2. 伝えたいことを抽出する
  3. 抽出部分をまとめる
  4. それをさらにまとめた文章にする
  5. 順序を決める

相手の思考を整理するための方法

  • 地図:全体像、ゴール、現在地の共有
  • 質問:相手の中で思考を言語化させる
  • フレームワーク:3C, 4P, 5Froces

印象に残る伝え方

  • 十分に知識をつける:自分の持っている情報でしか伝えられない
  • 程よく端折る:相手に伝えたい情報の細かさによって調整する
  • 対比する粒度を揃える:ロジックツリーなどを使う

アナロジー

「比喩力」
相手が知っているもので、かつ意外性があると効果的

説明力を上げるトレーニング

  1. 単語分解:単語で分解すると本質を見抜きやすい
  2. プロセス分解:時系列で分解し、必要なものを洗い出す

一言で

「自分の言葉で考え、相手に分かる情報で伝えるべし」